6 Gründe, warum Sie in der Unternehmens­kommunikation nie wieder PDFs verwenden werden

30.07.2019 | Christian Wust

Sie veröffentlichen Ihren Newsletter, Ihr Kundenmagazin, die Produktbroschüre und sogar das Whitepaper noch immer als PDF? Klar, digital wäre irgendwie besser... aber warum eigentlich? Wir geben Ihnen die sechs ultimativen Gründe, warum Sie nie wieder PDFs für Ihre Kommunikation nutzen wollen. 

Vom Kundenmagazin, über Produktbroschüren bis hin zu Whitepapern – Unternehmenspublikationen sind aufwendige Projekte, in die viel Zeit, Mühe und Geld investiert wird. Und welche Marketingabteilung freut sich nicht darüber, wenn auf dem nächsten Firmenevent oder am Messestand ein schönes Hochglanz-Magazin ausliegt. 

Das ist auch wirklich nett, aber Sie kennen das schon! Für die Online-Kommunikation wird fast immer eine Notlösung gewählt: Die Druckansicht der Printversion wird im Nachgang als PDF auf die Webseite zum Download gestellt. 

Dabei ist das PDF-Format dafür alles andere als geeignet. Im Prinzip ahnen es die meisten, aber irgendwie ist es so schön einfach. Ab auf die Webseite damit und fertig. Dass das keine Digitalstrategie ist und komplett verschwendete Zeit, merken Sie spätestens, wenn Sie mal nach der Anzahl der Downloads fragen. 

Wenn Sie noch mehr Gründe brauchen, bitte sehr! Wir haben die sechs wichtigsten Argumente, warum Sie nie wieder mit PDFs kommunizieren wollen.

1. PDFs sind Relikte aus der Zeit vor der Cloud

Vor dem Lesen müssen Nutzer Ihr PDF auf den Computer herunterladen. PDFs sind schwer, denn sie benötigen Speicherplatz – mit Bildmaterial mitunter sogar äußerst viel. Nach der Lektüre muss das Dokument archiviert oder gelöscht werden, wenn es die Festplatte nicht vollstopfen soll.
Zum Lesen selbst wird eine Software benötigt. Auch diese muss auf dem eigenen Rechner installiert und regelmäßig upgedatet werden, sonst droht eine fehlerhafte oder gar keine Darstellung. 

Fazit: Im Zeitalter der Cloud hat das PDF nichts verloren. 

2. PDFs sind nicht fürs Smartphone geeignet

PDFs sind dafür gemacht, dass sie auf jedem Gerät gleich aussehen. Das heißt aber auch ganz klar, dass sie nicht dafür gemacht sind, sich an Endgeräte anzupassen – sie sind nicht responsiv.

Jeder, der schon mal versucht hat auf dem Smartphone eine PDF-Datei zu lesen, weiß, dass das nichts taugt. Man zoomt und scrollt über eine riesige Text- und Bildfläche und gibt meistens nach wenigen Sekunden auf. Am Tablet sieht es nicht besser aus und selbst am Desktop-PC ist die Lektüre zäh.
Denken Sie daran: 80% der B2B-Kunden verwenden ein mobiles Gerät bei der Arbeit. Und genauso viele recherchieren abends über Produkte und Dienstleistungen am Tablet.

Fazit: PDFs sind fürs mobile Zeitalter völlig ungeeignet!

3. Die Inhalte von PDFs können nicht von Suchmaschinen gefunden werden

Der gesamte Text in PDF-Dateien ist so verankert, dass Google & Co. keinen Zugriff darauf haben. Das heißt, PDFs sind SEO-technisch eine Katastrophe.

Sie schreiben tolle Inhalte, geben Fachwissen preis, liefern Insights und vieles mehr – aber außer dem kleinen Kreis, dem sie die Inhalte persönlich zugeschickt haben, kann sie niemand finden. Potenzial verschenkt!
Stellen Sie sich vor, wie Ihre Inhalte von Menschen gelesen werden, die Sie nicht kennen, die aber auf Google genau danach gesucht haben! 

Fazit: Mit PDFs verstecken Sie Ihre Inhalte vor potenziellen Nutzern, Lesern und Kunden!

4. PDFs sind nicht interaktiv

Ja stimmt, man kann Texte in PDFs verlinken. Das war es aber auch schon. Der Leser kann nicht eingebunden, nicht aktiviert werden. Formulare und Call-to-Action-Buttons sind Mangelware. Die Kommunikation über PDFs ist einseitig – wie ein Buch oder eine Zeitschrift.

Das passt nicht zur digitalen Kommunikation, in der Kunden interagieren und in den Austausch mit den Verfassern treten wollen. Gleichzeitig verschenken die Content-Ersteller auch alle Chancen, Kontakt mit den Lesern aufzunehmen und sie weiterzuführen.

Fazit: PDFs sind statische Einweg-Medien.

5. PDFs können nicht ausgewertet werden

Data Analytics? Keine Chance mit PDFs. Sie als Ersteller bleiben völlig im Dunkeln darüber, wie oft ihr PDF gelesen wird, welche Geräte Nutzer verwenden, welcher Artikel gut läuft und welcher eher schlecht. Dabei sind Daten über die Nutzung essentiell für Ihre Kommunikation! Wie wollen Sie Ihre Inhalte sonst optimieren? Wie wollen Sie erfahren, wie viele Leser auf Ihre weiterführenden Links und Buttons klicken und im Anschluss vielleicht einen Kauf tätigen?

Fazit: Eine PDF-Datei ist eine Blackbox und Sie bleiben über den Nutzen völlig im Unklaren.

6. PDFs lassen sich nach der Veröffentlichung nicht mehr ändern

Haben Sie schon einmal versucht, ein PDF nachträglich zu bearbeiten? Das ist extrem aufwändig, da die Ursprungsdatei vom Designer neu gestaltet und erneut als PDF ausgespielt werden muss. Langwierige Änderungsschleifen und die Einbeziehung mehrerer Personen sind notwendig. Was für ein Aufwand!

Die alte Datei muss dann an allen öffentlichen Stellen durch die neue Datei ausgetauscht werden. Leser, die bereits die alte Datei heruntergeladen haben, bekommen die Änderungen gar nicht mit.

Fazit: PDFs sind unflexibel und verbrauchen unnötig viele Ressourcen.

Vergessen Sie Ihre angestaubten PDFs, willkommen im digitalen Zeitalter!

All diese Gründe machen PDFs für den alltäglichen Gebrauch und ganz besonders als Instrument der Unternehmenskommunikation völlig unpraktikabel. Insgesamt kann man sagen, dass als Kommunikationsmittel eingesetzte PDFs verstaubten alten Büchern in einer Bibliothek entsprechen. Schwere, unhandliche Relikte aus alten Zeiten – für die es längst eine bessere Lösungen gibt: digitale Magazine!

Digital heißt, dass die Publikationen webbasiert veröffentlicht werden, also einfach über einen Web-Link, der in jedem Browser geöffnet werden kann, ohne dass sich der Nutzer eine Datei herunterladen muss. Da die Publikation wie eine Webseite aufgebaut ist, können Suchmaschinen die Inhalte indexieren – und potenzielle Leser und Kunden die Publikation zum Beispiel bei Google finden. Auch das Teilen in den sozialen Medien ist damit kein Problem mehr.
Mit digitalen Publikationen lassen sich dann auch – ebenfalls in Echtzeit – die Nutzerdaten auswerten und Unternehmen erfahren, wie oft ihr Magazin tatsächlich gelesen wird, welche Links geklickt wurden und vieles mehr. 

Und noch viel wichtiger ist, dass digital eben auch interaktiv bedeutet: Formulare oder Call-to-Action-Buttons können wie auf Webseiten an jeder Stelle eingesetzt werden. In Kombination mit der Datenauswertung ergibt sich daraus ein wirklich wertvolles Marketinginstrument: Produktkataloge liefern plötzlich Konversionen und Whitepaper generieren nicht nur Leads pro Download, sondern führen den Leser über die Inhalte direkt zu Angeboten.

Der Wechsel vom PDF zum digitalen Web-Magazin ist deshalb kein Nice-to-have für eine schönere Optik, sondern die Umstellung auf eine Welt völlig neuer Möglichkeiten: Digital First!

Und wie aufwendig ist es, solche digitalen Publikationen zu erstellen? Überraschung: Es ist kinderleicht. Dank Baukasten-Editoren wie Webmag können digitale Publikationen heute ganz einfach per Drag & Drop zusammengestellt werden. Vorkonfigurierte Design-Templates verkürzen die Erstellungszeit erheblich und es sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich.

Publikationen, die mit Webmag erstellt wurden, können jederzeit ohne Probleme im Editor bearbeitet werden – auch nachträglich. Ähnlich wie bei einem Blog gehen die Änderungen in Echtzeit online und jeder Leser sieht immer nur die aktuellen Inhalte.

Und weil alles aus der Cloud kommt, haben Unternehmen keinen Stress – dank Software-as-a-Service steht kein großes IT-Projekt an. Stattdessen kann ohne Risiko sofort gestartet werden.

Wer einmal verstanden hat, was digital alles geht und wie einfach Digitalisierung sein kann, wird nie wieder mit PDFs kommunizieren wollen. 

Sie wollen den ultimativen Beweis?

Zeigen Sie uns Ihr PDF, wir schicken Ihnen eine digitale Probeansicht zurück.