In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was es mit dem papierlosen Büro auf sich hat: Klingt das einfach nur gut oder bringt es wirklich was? Wir zeigen Ihnen, auf welche Feinheiten Sie achten müssen – und warum Online-Magazine im Vergleich zum PDF die nachhaltige Nase vorn haben.

Der Büroalltag wird immer digitaler. E-Mails, Cloud-Speicher, Online-Bewerbungen, Videokonferenzen & Co. sind bequem und sparen Zeit und Geld. Der digitale Wandel gilt als umweltfreundlich und passt gut zum Zeitgeist. 

Auch die Themen Nachhaltigkeit und CO₂-Emissionen gewinnen in der Unternehmenswelt immer stärker an Bedeutung. Und das zu Recht: Nur durch einen zielbewussten Einsatz kann das deutsche Klimaziel bis 2030 erreicht werden. Digitale Technologien können einen wichtigen Beitrag leisten. 

Gerade in Zeiten von Corona sehen sich Unternehmen in der Pflicht, sich digital(er) aufzustellen – und zum Beispiel das Thema Home Office voranzutreiben. Passend dazu nimmt auch das “papierlose Büro” weiter an Fahrt auf. Papierlos.. Bietet sich im Kontext von mehr Nachhaltigkeit hervorragend auch für Finanz-, Jahres-, Sozial- sowie allen voran für Klimaberichte an. Oder?

Das papierlose Büro und seine Vorzüge  

Die Idee hinter dem papierlosen Büro ist simpel: Jeglicher Verzicht auf Papier. Sprich, keine Print-Erzeugnisse, keine Notizblöcke, keine Umschläge, keine Briefmarken etc. Dafür aber die vollständige Umstellung auf digitale Unterlagen. Die Vorteile liegen auf der Hand: 

1. Höhere Produktivität. Statt sich durch Kellerarchive und Ordner wühlen zu müssen, ist es dank digitaler, dezentraler Datenspeicherung kein Problem mehr, schnell und einfach Zugang zu allen relevanten Daten und Unterlagen zu erhalten.
2. Kostenersparnis. Ausgedruckte Unterlagen verursachen Papier- und Druckkosten und beanspruchen viel Platz. Hinzu kommen Kosten für die Aufbewahrung (z.B. Ordner oder Trennblätter) sowie für die Archivierung. Wenn Sie die Unterlagen digital archivieren, sparen Sie hohe Beträge ein. Und viel Platz, also Lagerungskosten.

3. Ressourcenschonung. Wenn Sie zum Beispiel auf den Einsatz eines Druckers verzichten, reduzieren Sie damit ihre CO₂-Emissionen und sparen Rohstoffe (Papier/Holz) ein.

4. Datensicherheit. Digital kann besser gesteuert werden, wer Zugriff zu bestimmten Daten erhalten soll und wer diese einsehen kann. Mithilfe der Verschlüsselung von kritischen Dokumenten sind Sie besser vor Sicherheitsverstößen geschützt.

5. Flexibilität auch von unterwegs. Durch den flexiblen Zugriff auf Unterlagen kann jederzeit und von überall aus jeder Bereich eines Unternehmens geprüft, bearbeitet und kontrolliert werden. Das macht auch ein dezentrales oder gar internationales Teambuilding leichter.

Online vs. Print: Wieviel CO₂ spart man mit einem Online-Magazin wirklich? 

Mit der Annahme, dass man digital per se ökologischer ist als mit Print, muss man allerdings vorsichtig sein. Dem ist häufig nämlich nicht so. Im CO₂-Vergleich Online vs. Print hat nicht immer per se Online die Nase vorn. Das Gesamtpaket muss stimmen und es müssen weitere Aspekte betrachtet werden. 

Von Greenpeace recherchierte Zahlen geben etwas Aufschluss darüber, was ökologischer ist. So ist die Gesamtumweltbelastung beim digitalen Lesen etwas geringer als bei Print. Das Verhältnis kann sich jedoch auch umkehren. Ist ein Print-Medium einmal gedruckt, kann ein Exemplar beliebig oft emissionsfrei gelesen werden. Online steigt hingegen die Umweltbelastung analog zur Lesedauer. Schlecht schneidet Online auch ab, wenn man häufig herunterlädt. Je mehr man online liest, desto ökologischer ist es aber wiederum. Liest man nur ein einziges Magazin online, so wäre es sinnfrei, sich dafür extra ein digitales Lesegerät zu kaufen. Liest man hingegen dauerhaft seine Magazine mit einem Gerät, wendet sich das Blatt, da hundert gedruckte Magazine einen enormen Ressourcenverbrauch verursachen. Zu berücksichtigen sind in einer Gegenüberstellung auch der Ressourcenverbrauch für die Herstellung. Und, in welchem Strommix man die Geräte benutzt. Ebenso die verwendeten Druckmaterialien und der verursachte Elektroschrott. Die Ökobilanz hängt also ganz erheblich von Detailfragen ab.

Fazit

Die Frage "Sollte ich der Umwelt zuliebe komplett auf digital umstellen und besser nur noch online lesen?" lässt sich nicht per se mit einem “Ja” beantworten. Ganzheitlich betrachtet hängt die Ökobilanz von vielen verschiedenen Faktoren ab. Ein wichtiger Schritt für ökologisch verantwortungsbewusstes Handeln: Verzichten Sie auf die Kommunikation mit PDFs im Internet – nicht nur bei Finanz-, Jahres-, Sozial- und Klimaberichten. Abgesehen davon, dass sich PDFs ohnehin nicht gut für die Online-Kommunikation eignen, lassen sich Downloads und ein Ausdrucken vonseiten der Leserinnen und Leser vermeiden.